29 Junio 2019 PRIMEROS PASOS, Prisma Preguntas y Respuestas

Consejos básicos para una catalogación automática eficiente

​Prisma Docs es un gestor documental que siguiendo unas pautas básicas de uso aumentará considerablemente el flujo de trabajo. En este artículo vamos a explorar los conceptos básicos para que pueda sacarle el máximo partido.

Base de datos de Clientes
Prisma Docs procesa el contenido de todos los documentos que se envían a catalogar para buscar en ellos coincidencias con la base de datos de clientes que Prisma tenga previamente instalada. Es muy importante mantener la base de datos de clientes al día y con el mayor número de campos debidamente cumplimentados.

La solución ideal sería desarrollar una integración entre su software de gestión habitual y Prisma, de tal modo que al dar de alta un nuevo cliente en Prisma se propagara al software de gestión o viceversa. Sin integración, debe dar de altas los clientes de forma manual en el panel del asesor de Prisma pulsando el enlace “Añadir Nuevo Cliente”.

Además de los datos básicos de contacto de sus clientes, intente especificar la cuenta de cotización y las direcciones de emails de sus clientes. Esto ayudará a Prisma Docs a catalogar con más rapidez y eficiencia.

En la zona de clientes, puede consultar todos los datos registrados de cada uno de ellos. Recuerde además que podemos exportarle la base de datos en múltiples formatos por si quiere importar los datos en plataformas de terceros.

Zona de Aprendizaje
La zona de Aprendizaje es una parte fundamental de Prisma. En ella se definen los parámetros de catalogación así como se establecen las reglas de clasificación y archivo de todos los documentos. Tener bien configurada la zona de aprendizaje garantiza una catalogación exitosa y mantiene los documentos ordenados y clasificados sin prácticamente esfuerzo por su parte.

Gestor Documental

Revise con frecuencia la carpeta de aprendizaje en busca de documentos duplicados. Tener el mismo documento en la zona de aprendizaje con parámetros de catalogación distintos provoca que los documentos no se clasifiquen como desea.

Mantenga actualizada la zona de aprendizaje con los nuevos documentos que se vayan incorporando al gestor documental. Recuerde guardar una copia de esos documentos en la carpeta apropiada para que la clasificación sea más fluida.

Motor de Renombrado
Con el fin de mantener su archivo de documentos lo más organizado posible, Prisma Docs incluye un potente motor de renombre y procesamiento de documentos. Haga uso de estas funcionalidades para renombrar documentos de forma automática en base a patrones de información. De esta forma, la búsqueda de documentación en su archivo de documentos será más sencilla y sus clientes podrán descargar fácilmente los documentos que necesiten.

Si desea más información sobre Prisma Docs, visite nuestra sección de productos.